Для того, чтобы успешно участвовать в переписке с иностранными коллегами, сейчас не обязательно владеть английским на высоком уровне (вполне достаточен уверенный Intermediate или B1). На первый план выступает искусство межкультурной коммуникации и, так называемый, digital этикет. Правила деловой переписки.
Что важно учитывать в общении с иностранцами во время переписки?
1) Канал коммуникации: как именно к вам обратились, по почте, в мессенджере, в социальных сетях, официальным письмом.
2) Уровень и статус коллег/партнеров, с которыми идет переписка.
3) Оформление и стиль ответа, время на ответ, допустимые сокращения и аббревиатуры.
Дело в том, что в современной коммуникации работает принцип отзеркаливания (mirror principle), и хорош он не только в устной беседе, такой как, к примеру, small talk, но и в письменном общении.
Если говорить о стилистике письма, различают 3 стиля: формальный, нейтральный, разговорный.
Так сложилось, что в основном в институтах и на частных курсах по деловой переписке на английском языке Business Correspondence львиную долю внимания перетягивает на себя формальный стиль письма.
По какому поводу может быть написано такое письмо? Скорее всего, повод максимально официальный и зачастую обременен юридическими обязательствами (уведомление об оплате, иск в суд, уведомление о расторжении договора и прочее).
Поэтому важно помнить, что когда вы пишете своему иностранному партнеру, он(а) считывает все сигналы, указанные в тексте, а не только суть вашего письма.
Когда мы изучали в институте МГЛУ теорию текста на 5-м курсе, для меня это было открытием, что иногда текст и подтекст кардинально отличаются друг от друга. Таким образом, при неумелом неопрятном стиле считываются все ваши реальные эмоции, что для бизнеса не всегда приемлемо. И, напротив, такой инструмент в ваших руках дает возможность быть более проницательным как в родном языке, так и в английском.
Безусловно, знание клише и правил оформления делает вас профессиональными в определенных областях, но важно не воспринимать клише как панацею и грамотно пользовать всей палитрой инструментов.
Правила деловой переписки с иностранными партнерами:
Итак, официальный/формальный стиль письма обладает следующими характеристиками:
- длинные сложносочиненные предложения;
- латинизмы, профессиональный жаргон;
- полные грамматические структуры.
Он уместен в следующих ситуациях:
- претензии, уведомления о штрафах, просрочках, расторжении договора и прочее;
- официальные приглашения на торжества, собрания акционеров и т.п.;
- судебные письма и письма от официальных органов.
Структура и оформление официального письма строго зарегламентированы. Обратите внимание на составляющие части: адрес отправителя справа; дата, адрес получателя слева; обращение слева; затем – вступление, основная часть, заключение, фразы-комплименты (1-3), подпись, имя фамилия, должность, приложения.
Важно! В оформление писем на английском языке отсутствует красная строка. Абзацы разделяются пробелами.
Во время переписки стоит обратить внимание на то, что допускается смешивать пограничные стили, но нельзя смешивать Spoken + Formal ни по одному из параметров (лексика, грамматика, сокращения, структура и длина предложений).
К компетенции современного человека относится возможность визуально за 30 секунд оценить стиль входящего письма и ответить в аналогичном или в смежном стиле. Бездумное смешивание стилей может привести к недопониманию и даже к потере связей.
Важно также отметить OHIO принцип работы с деловыми письмами. Only Handle It Once — обрабатывай сразу при получении (дословно «работай с этим только 1 раз»).
Этот принцип помогает определиться со сроками обработки входящих писем.
- Если вы знаете, как ответить на письмо – отвечайте сразу, не копите в голове информацию.
- Если вы не знаете, как ответить (требуется консультация или запрос) – также немедленно уведомите собеседника о том, когда вы готовы вернуться с ответом или кому вы этот вопрос поручили.
OHIO принцип помогает вам не копить входящие письма и быть максимально эффективным при их обработке.
Ну, и напоследок, 8 базовых стратегий современной деловой переписки (business correspondence):
- Отвечай БЫСТРО
- Будь ЧЕТКИМ и сжатым
- Всегда перечитывай письмо на предмет ОШИБОК
- Всегда сохраняйте релевантную ТЕМУ
- Помните: как только письмо отправлено, его нельзя ОТМЕНИТЬ
- Следите за СТИЛЕМ
- Оставайтесь ПОЗИТИВНЫМ в любой бизнес-ситуации.
Желаю всем удачи и успешных бесед!